POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTRODUCCIÓN
La presente política tiene como propósito formalizar y divulgar el compromiso de AUTOMAYOR S.A. en el
cumplimiento de la normatividad vigente y aplicable para el tratamiento de los datos personales y la garantía de
respeto de los derechos de los titulares de la información que la empresa maneja en el desarrollo de sus
negocios.
AUTOMAYOR S.A. es una sociedad cuyo objeto social es la compra venta de vehículos; compra venta, permuta,
transformación, importación, exportación, distribución y arrendamiento de vehículos blindados; renting de
cualquier clase de vehículos; agenciamiento y -en general- comercialización de todo tipo de vehículos
automotores nacionales e importados; comercialización de repuestos, partes y accesorios automotrices; prestación
de servicios de mantenimiento automotriz de toda clase de vehículos -directamente o mediante subcontratación-; y
prestación de todo tipo de servicios relacionados y derivados con el objeto social.
Los datos de contacto de AUTOMAYOR S.A., para efectos de protección de datos, son:
- Razón social: AUTOMAYOR S.A.
- Sede Principal: Calle 13 # 38-91, Bogotá, D.C., Colombia
- Segunda sede: Carrera 30 # 8-17 Sur
- Correo electrónico: AUTOMAYOR@AUTOMAYOR.com.co
- Teléfono: (57) 601-3759999
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
La política de protección de datos personales aplica para el tratamiento de la información de los titulares,
cuya responsabilidad es de AUTOMAYOR S.A., por lo que la compañía realiza capacitación y de divulgación
necesaria para que sus colaboradores conozcan y apliquen los procedimientos relacionados, garantizando su
adecuada implementación. Así mismo pone a disposición el presente documento en su página web para conocimiento
de todas las partes interesadas.
PRINCIPALES DISPOSICIONES NORMATIVAS
- CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA (1991): por la cual se consagra, en los artículos No. 15
y No. 20, el derecho que tienen todas las personas de conocer, de actualizar, de rectificar o de solicitar
la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades
públicas y privadas, nacionales o extranjeras (habeas data).
- LEY ESTATUARIA No. 1581 (17-Oct-2012): por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales y desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo No. 15
de la constitución política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo No. 20 de la
misma.
- DECRETO No. 1377 (27-Jun-2013): por el cual se reglamenta parcialmente la ley No. 1581 de
2012, facilitando su implementación y cumplimiento en los aspectos relacionados con la autorización del
titular de información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los
responsables y los encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las
transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos
personales.
- DECRETO No. 1074 (26-May-2015): por el cual se expide el decreto único reglamentario del
sector comercio, industria y turismo, incluyendo disposiciones generales para la protección de datos
personales que reglamentan parcialmente la ley No. 1581 de 2012.
- LEY 2300 (10-jul-2023): La cual tiene por objeto proteger el derecho a la intimidad de los
consumidores, estableciendo los canales, el horario y la periodicidad en la que estos pueden ser contactados
por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y todas las personas naturales y jurídicas
que adelanten gestiones de cobranzas de forma directa, por medio de terceros o por cesión de la obligación.
PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento a que se refiere
la ley es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la
desarrollen.
- PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo
con la Constitución y con la ley, la cual debe ser informada al titular.
- PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo,
expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento se debe garantizar el derecho del titular a
obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que
se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales. En este sentido, el
tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la
ley. Los datos personales, salvo la información pública, no pueden estar disponibles en internet u otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar
un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el responsable del
tratamiento, se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o
fraudulento.
- PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el
tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas en la legislación.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados
del tratamiento. Este derecho se puede ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto
del uso dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la
legislación vigente y aplicable.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, los derechos y las garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procede
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o
el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
El responsable del tratamiento debe cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al titular -en todo tiempo- el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, su
pérdida, su consulta, su uso y/o su acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la
presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte
del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y los requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
AUTOMAYOR S.A. recolecta, almacena, usa, comparte, intercambia, transmite, transfiere y divulga datos
personales de prospectos, clientes, colaboradores, socios, proveedores y contratistas con el fin de
desarrollar su objeto social, durante y después de la relación contractual, pero no más allá del plazo
razonable que fue informado al titular, de acuerdo a la normativa vigente.
La recolección de los datos se podrá hacer mediante formularios (hojas de negocio, orden de trabajo,
contratos laborales y demás formatos o formularios) previamente definidos por la empresa y podrá compartir
dicha información dentro del marco del objeto social con otras entidades y con GM COLMOTORES para dar
cumplimiento al contrato de concesión formalizado. Con las siguientes finalidades:
- Tramitar solicitudes como cliente, deudor o contraparte contractual.
- Negociar y celebrar contratos con la compañía, incluyendo la determinación y el análisis de primas y
riesgos y ejecutar los mismos (incluyendo el envío de correspondencia).
- Ejecutar y cumplir los contratos que celebre la compañía con entidades en Colombia o en el extranjero
para el cumplimiento de nuestra actividad comercial y la debida prestación de los servicios contratados.
- Controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, financiación del terrorismo o fabricación y/o
distribución de armas de destrucción masiva y demás requerimientos del sistema SAGRILAFT y la política
de ética empresarial adoptada por la compañía.
- Determinar y liquidar pagos de siniestros.
- Controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con el sistema de seguridad social integral.
- Elaborar estudios, encuestas, análisis de tendencias de mercado y, en general, cualquier estudio técnico
o de campo relacionado con la compañía.
- Enviar ofertas de productos o servicios o comunicaciones comerciales de cualquier clase, relacionadas
con los mismos, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo, pero sin limitarse, a ofertas
de productos y servicios de terceros.
- Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de los datos
personales.
- Enviar información financiera al IRS (Agencia de impuestos de los Estados Unidos de América) de personas
sujetas a tributación en los Estados Unidos de América o a otras autoridades de este o de otros países,
en los términos de la ley FATCA (ley extraterritorial de los Estados Unidos de América para identificar
y obtener información sobre los ciudadanos, residentes y responsables fiscales de Estados Unidos que
tienen dinero u otros activos financieros fuera de ese país) o de normas de similar naturaleza de
terceros países o de tratados internacionales.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO, USO, CIRCULACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
Objetivo
Informar a los titulares de la información personal el procedimiento que sigue AUTOMAYOR S.A. para
recolectar, almacenar, usar y circular los datos personales solicitados para su vinculación y posterior
tratamiento.
Alcance
El procedimiento de recolección, de almacenamiento, de uso y de circulación de datos personales de los
titulares aplica para aquellos vinculados con los prospectos, clientes, colaboradores, socios, proveedores y
contratistas con los que AUTOMAYOR S.A. tiene relaciones comerciales.
Definiciones
- AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES: Consentimiento previo, expreso e informado que
solicita la compañía al titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los mismos.
- RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Solicitud de información personal al titular o dueño
de la información, con el objetivo de realizar el tratamiento de datos con una finalidad específica.
- ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Conservación, durante un período definido, de la
información personal del titular de los datos, en medios digitales y/o físicos.
- USO DE DATOS PERSONALES: Tratamiento de los datos personales del titular con un fin
específico.
- SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES: Eliminación de una base de datos o de carpetas físicas
de la información personal de un titular. La supresión de datos personales no procede cuando el titular
tenga un deber legal o contractual con AUTOMAYOR S.A o en los casos donde se esté dando cumplimiento a
un requisito legal.
Condiciones generales
AUTOMAYOR S.A. solo puede recolectar, usar o circular los datos personales mientras el titular tenga un
deber legal o contractual con la compañía, de acuerdo con las finalidades que se justifican en esta
política. Una vez finalizada la relación con el titular, los datos deben ser almacenados en las bases de
datos de la compañía según los términos establecidos en la tabla de retención documental y de acuerdo a la
naturaleza del vínculo.
Procedimiento
La recolección, el almacenamiento, el uso y la circulación de datos personales de los titulares se llevan a
cabo de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas de seguridad de la información de la compañía.
Antes de iniciar y formalizar alguna relación contractual con un tercero, AUTOMAYOR S.A. debe solicitar su
información y su autorización de tratamiento de datos personales.
El uso y la circulación de los datos personales de los titulares se realizan teniendo en cuenta las
finalidades del tratamiento de la información, solo si estas fueron previamente informadas y autorizadas por
el titular.
Los datos personales de los titulares no deben ser suprimidos mientras este tenga un deber legal o
contractual de permanecer en la base de datos de la empresa.
Una vez finalizado el contrato con el cliente y cumplidas las finalidades del tratamiento de datos de los
titulares relacionados, la información debe ser conservada en la base de datos durante los términos
definidos en la tabla de retención documental y, posteriormente, deben gestionarse de acuerdo con la
disposición documental establecida.
PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TITULARES
Objetivo
Informar a los titulares de la información personal el procedimiento que deben seguir para realizar peticiones,
consultas y reclamos, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, a actualizar, a rectificar y a suprimir los
datos personales y a revocar la autorización de tratamiento de datos.
Alcance
El procedimiento de acceso, consulta y reclamación aplica para los titulares relacionados con AUTOMAYOR S.A. que
tienen contratos vigentes con la empresa y quienes, en su momento, se les haya solicitado información de
carácter personal.
Definiciones
- ACTUALIZACIÓN DE DATOS: Solicitud, al responsable del tratamiento de datos, de la
modificación, cambio o adición de algún dato personal que haya sido solicitado previamente por la compañía.
- RECTIFICACIÓN DE DATOS: Confirmación, con el responsable de la base de datos, de la
información personal que la compañía conserva y almacena.
- SUPRESIÓN DE DATOS: Solicitud, al responsable de la base de datos, de eliminar los datos
personales que fueron otorgados a la compañía para su tratamiento.
- REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: Solicitud, al responsable del tratamiento de los datos
personales, de anular o invalidar la autorización que previamente se le otorgó, conforme a la legislación
vigente.
Condiciones generales
- Requisito de procedibilidad: El titular solo puede elevar quejas o reclamos ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el
responsable o encargado del tratamiento de los datos.
- La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procede cuando el titular
tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la empresa.
- La revocación y/o supresión de datos personales procede cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la
ley No. 1581 de 2012 y a la constitución política colombiana.
Procedimiento
Los titulares pueden consultar la información personal que repose en la base de datos de AUTOMAYOR S.A. mediante
solicitud enviada al correo electrónico automayor@automayor.com.co o a través de www.automayorchevrolet.co,
opción «Contáctenos», suministrando la siguiente información:
- Nombre e identificación del titular de los datos.
- Copia legible del documento de identidad del titular de los datos.
- Teléfono y correo electrónico de contacto.
- Motivo de la comunicación (consulta de información).
- Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y, cuando sea necesario, enviar los documentos
que se quiera hacer valer.
Una vez recibida la solicitud, AUTOMAYOR S.A. procede a validar que el registro individual corresponda al nombre
del titular y al número de documento de identidad aportado. Si llega a existir alguna divergencia en los datos,
se informa al titular, por correo electrónico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de
la consulta, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.
Si revisada la información aportada y los datos del titular son coincidentes se procede a enviar la respuesta al
cliente en un término de diez (10) días hábiles.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de los diez (10) días hábiles establecidos, se informa al
solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud en un
término que no exceda cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
El titular de datos personales que considere que la información almacenada en la base de datos de la compañía
debe ser objeto de corrección, de actualización o de supresión o cuando advierta el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley No. 1581 de 2012, puede elevar un reclamo ante AUTOMAYOR S.A., al
correo electrónico automayor@automayor.com.co o a través de www.automayorchevrolet.co, opción «Contáctenos»,
suministrando la siguiente información:
- Nombre e identificación del titular de los datos.
- Copia legible del documento de identidad del titular de los datos.
- Teléfono y correo electrónico de contacto.
- Motivo del reclamo (corrección, actualización, supresión, revocación de la autorización o reclamo por
incumplimiento de la ley No. 1581).
- Descripción clara de los hechos que dan lugar a la solicitud y, cuando sea necesario, enviar adjunto al
correo electrónico los documentos que se quiera hacer valer.
Una vez se reciba la solicitud, se revisa que el registro individual corresponda al nombre del titular y al
número de documento de identidad aportado y valida que el reclamo contenga toda la información necesaria para
iniciar el trámite.
Si llega a existir alguna divergencia en los datos o el reclamo resulta incompleto, se informa al cliente por
correo electrónico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que el
solicitante aclare la inconsistencia. Transcurridos dos (2) meses calendario desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información solicitada, se entiende que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo y validada la información del titular, se incluye en la base de datos una
leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se
envía al cliente un correo electrónico comunicando la respuesta dentro de un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que no sea posible atender la consulta o reclamo dentro de los diez (10) días hábiles
establecidos, se informa al titular de los datos, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su solicitud, en un término que no exceda de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
término inicial.
MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
AUTOMAYOR S.A. se reserva el derecho a desarrollar modificaciones a las políticas, las cuales serán
oportunamente comunicadas por medio de aviso publicado en la página web www.automayorchevrolet.co, incluyendo la
revisión anual obligatoria. Última actualización 16 de agosto de 2024.
